Conceptos básicos de Excel
Los documentos de Excel se denominan “libros”
y están divididos en “hojas”. La hoja de cálculo es el espacio de trabajo.
Excel 2007 comparte la misma interfaz de otros programas de la suite Office 2007, por lo tanto, encontraremos
el Botón de Office y la Cinta de opciones, organizada en fichas y
grupos.
Elementos de una hoja de cálculo:
1) Filas: espacios horizontales de la hoja de cálculo. Se identifican con
números. Cada hoja de cálculo de Excel 2007 tiene 1.048.576 filas.
2) Celda: es la unidad de trabajo de la hoja de cálculo. Es la intersección de
una columna con una fila. Se identifica con la letra de la columna y el número
de la fila, como por ejemplo, A1.
3) Cuadro de
nombres: muestra el nombre de la celda activa.
4) Columnas: espacios verticales de la hoja de cálculo. Se identifican con letras.
Cada hoja de cálculo de Excel 2007 tiene 16.384 columnas.
5) Barra de
fórmulas: muestra el contenido de la celda activa
(celda seleccionada). A la izquierda de la Barra de fórmulas se encuentra un
asistente para insertar funciones.
6) Controlador de
relleno: es un pequeño punto de color negro que se
encuentra en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada. Cuando
acercamos el mouse al controlador de relleno, el puntero toma la forma de una
cruz negra fina y pequeña. El controlador de relleno es muy útil para copiar
fórmulas y rellenar rápidamente datos en una planilla.
7) Etiquetas: las etiquetas identifican a las hojas de cálculo. Si hacemos clic con
el botón secundario del mouse sobre la etiqueta podemos cambiarle el nombre, el
color, y otras acciones que veremos más adelante.
8) Insertar hoja de
cálculo: de forma predeterminada, Excel 2007
presenta 3 hojas de cálculo, pero desde este ícono podemos agregar más.
Otros conceptos
básicos
- Rango de celdas:
cuando seleccionamos más de una celda hablamos de un “rango”, por ejemplo,
A1:B5 significa que estamos afectando un rango formado por 10 celdas, ya que
los dos puntos (:)
significan “hasta”. En cambio, si
nombramos a un rango A1;B5, afectamos
solo 2 celdas (A1 y
B5), ya que el punto y coma (;) significa “y”. Más adelante, cuando
veamos funciones, comprenderemos mejor este concepto.
- Alineación
predeterminada de texto y números: de forma predeterminada, los caracteres de
texto se alinean a la izquierda, y los números a la derecha. Excel reconoce
como números a los números enteros, decimales, fechas y horas. Es decir, que
pueden ser utilizados en operaciones de cálculo.
Operaciones de cálculo en Excel
Para Excel, una
fórmula es una ecuación que nos permite realizar cálculos con los valores que
tenemos ingresados en la hoja de cálculo. Para que Excel identifique que
estamos solicitando que realice un cálculo, toda fórmula debe comenzar con el
signo = (igual). Para relacionar en una fórmula los distintos valores que vamos
a utilizar en un cálculo, tenemos que usar operadores. Los operadores básicos
de Excel son:
+ SUMA
-
RESTA
*
MULTIPLICACIÓN
/
DIVISIÓN
En una fórmula
podemos usar valores constantes, como por ejemplo, =4+5. El resultado será, por
supuesto, 9; sin embargo, si tuviéramos que cambiar esos valores, el resultado
será siempre 9. En cambio, si en la fórmula utilizamos referencias a las celdas
que contienen los valores, el resultado se modificará automáticamente cada vez
que cambiemos alguno o ambos valores. Por ejemplo, si en las celdas A1 y
B1 ingresamos valores constantes y los utilizamos en una fórmula para
calcular la suma, podemos escribir =A1+B1
y de este modo, si modificamos cualquiera de esos valores, el resultado se
ajustará automáticamente a los valores que encuentre en las celdas a las que se
hace referencia en la fórmula.
Algunas
Funciones a utilizar
FUNCION
SI
Descripción
La función SI devuelve un valor si una condición
especificada se evalúa como VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO. Por
ejemplo, la fórmula SI(A1>10,"Más de 10","10 o menos")
devuelve "Más de 10" si A1 es mayor que 10 y "10 o menos"
si A1 es menor o igual que 10.
Sintaxis
SI(prueba_lógica; [valor_si_verdadero];
[valor_si_falso])
La sintaxis de la función SI tiene los
siguientes argumentos:
Prueba_lógica Obligatorio. Cualquier
valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Este argumento
puede utilizar cualquier operador
de comparación.
Valor_si_verdadero Opcional. El valor
que desea que se devuelva si el argumento prueba_lógica se evalúa como
VERDADERO.
Valor_si_falso Opcional. El valor que
desea que se devuelva si el argumento prueba_lógica se evalúa como
FALSO.
FUNCION SUMA
Descripción
La función SUMA suma todos los
números que especifica como argumentos. Cada argumento puede ser un rango, una referencia de celda, una matriz, una constante, una matriz, o el resultado de otra función. Por
ejemplo, SUMA(A1:A5) suma todos los números que están contenidos en las celdas
A1 hasta A5. Otro ejemplo, SUMA(A1; A3; A5) suma los números que están
contenidos en las celdas A1, A3 y A5.
Sintaxis
SUMA(número1;[número2];...])
La sintaxis de la función SUMA
tiene los siguientes argumentos:
número1
Obligatorio. El primer argumento de número que desea sumar.
número2;... Opcional.
De 2 a 255 argumentos numéricos que desea sumar
FUNCION PROMEDIO
Descripción
Devuelve el promedio (media
aritmética) de los argumentos. Por ejemplo, si el rango A1:A20 contiene números, la fórmula =PROMEDIO(A1:A20)
devuelve el promedio de dichos números.
Sintaxis
PROMEDIO(numero1,
[número2],...)
La sintaxis de la función
PROMEDIO tiene los siguientes argumentos:
número1
Obligatorio. El primer número, referencia de celda o rango para el que desea el promedio.
número2, ...
Opcional. Números, referencias de celda o rangos adicionales para los que desea
el promedio, hasta un máximo de 255.
EJEMPLOS DE OTRAS FUNCIONES (MIN, MAX,
K.ESIMO. MENOR , K.ESIMO.MAYOR)
